Functieomschrijving:
Als secretaresse rouleer je tussen drie gedeputeerden. Je hebt een veelzijdige en zelfstandige rol waarbij je verantwoordelijk bent voor verschillende taken, zoals agendabeheer, bestuurlijke afspraken en het ontvangen van bezoekers. Je werkt nauw samen met een team bestaande uit een woordvoerder, bestuursadviseur en andere secretaresses, waarbij je flexibel inzetbaar bent, bijvoorbeeld bij het afwezig zijn van collega's.
Competenties:
- Hardwerken: Je hebt een sterke werkethiek en gaat voor kwaliteit.
- Zelfstandig werken: Je kunt goed zelf je werk organiseren en uitvoeren zonder constante supervisie.
- Omgaan met hectiek: Je blijft kalm en efficiënt, zelfs wanneer het druk wordt.
- Stressbestendig: Je kunt omgaan met drukte en wanneer dingen misgaan, blijf je rustig en professioneel.
- Stevigheid: Je staat stevig in je schoenen, hebt het vermogen om met kritiek om te gaan en weet je positie te behouden.
- Vertrouwelijkheid: Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
Taken:
- Beheren van Outlook en agendabeheer van de directeur.
- Maken van bestuurlijke afspraken.
- Lijntjes uitzetten voor vergaderstukken.
- Administreren van ritten voor de chauffeurs van bestuurders.
- Bezoekers ontvangen en begeleiden.
- Flexibiliteit in het aanpassen van vakantiedagen volgens de recesperiodes.
- Meedraaien in verschillende teams bij afwezigheid van andere secretaresses.
- Bloemetjes verzorgen voor de gedeputeerden.
Overige informatie
Startdatum: Z.s.m.
Duur: 6 maanden, met mogelijkheid tot verlenging.
Werkplek: De aanwezigheid op kantoor is vereist wanneer de gedeputeerden aanwezig zijn. Thuiswerken is mogelijk voor minimaal 1 dag per week.
Ervaring: Ervaring bij de overheid is een pre. Je moet snel "up & running" zijn in deze zelfstandige functie.
