Als programmasecretaris treed je op als rechterhand van de kwartiermaker en ondersteun je bij het vormgeven en uitvoeren van het programma versterking Crisisbeheersing. Als programmasecretaris ontzorg je de kwartiermaker. Je zorgt dat je net een stapje vooruitdenkt, waardoor het programma op rolletjes loopt. Je faciliteert en schakelt intensief met de betrokkenen en weet goed de benodigde informatie op te halen, maar ook terug te geven. Je ondersteunt bij inhoudelijke en beleidsmatige werkzaamheden als ook bij organisatorische zaken. Jouw werkzaamheden bestaan uit o.a. het plannen, organiseren en voorbereiden van bijeenkomsten, gesprekken en werksessies, (mee)ontwikkelen van activiteiten, verslaglegging, uitwerking van de resultaten en mede-opstellen van managementstukken.
Daarnaast ben je projectleider voor het opstellen van een ontwikkelplan vakbekwaamheid voor het operationeel kernteam-permanent. Jouw werkzaamheden bestaan uit regie voeren, aanjagen, afstemmen met betrokken, in kaart brengen van budget, met afgestemde tijdplanning. Hierbij houd je rekening met geplande activiteiten, afhankelijkheden en risico’s.
Eisen
- Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met het programma secretariaat;
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het onderdeel HRM en opstellen van ontwikkelplan binnen een politiek-bestuurlijke werkomgeving;
Wensen
- Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van bestuurskunde of politicologie
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in afgelopen 5 jaar met het programmasecretariaat
- Aantoonbare werkervaring met het uitwerken en opstellen van een programma versterking crisisbeheersing
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider
Competenties
- Je schakelt makkelijk met mensen van de verschillende lagen in de organisatie en daarbuiten en bent communicatief sterk;
- Je hebt oog voor samenhang tussen andere afdelingen binnen de klantorganisatie die relatie met het programma hebben;
- Je bent communicatief sterk en kan op een plezierige en zakelijke wijze communiceren met programmaleden en opdrachtgever;
- Je bent in staat om goed te luisteren en signalen te bespreken met de kwartiermaker;
- Je maakt heldere afspraken en bent transparant in de uitwerking van acties en handelen;
- Je stimuleert samenwerking, enthousiasmeert en hebt een positieve uitstraling;
- Je kunt hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden;
- Je kunt goed plannen en organiseren, inclusief het bewaken van prioriteiten en deadlines;
- Je voert regie over je werkzaamheden en projectonderdelen, inclusief afstemmen van activiteiten en bewaken van afhankelijkheden en risico’s;
- Je hebt een pro-actieve werkhouding en bent gericht op wat haalbaar en mogelijk is om het programma soepel te laten verlopen;
- Je bent gericht op het behalen van resultaten op korte en lange termijn, met oog voor kwaliteit van het werk.
Overige informatie
Startdatum: Z.s.m.
Einddatum: 6 maanden na startdatum
Locatie: Utrecht
Aantal uur: 32 uur
Duur van de opdracht: 6 maanden
Optie tot verlenging: Ja, 1 maal 6 maanden
Sluitingsdatum: 31 januari 2025
Recruiter: Lorenzo Boyé, lorenzo@qlinkbemiddeling.nl, +31(0)618228169
Interesse?
Graag ontvangen wij onderstaande gegevens:
1. Recent CV in Word-format inclusief volledige naam, geboortedatum en woonplaats
2. Uurtarief (excl. BTW, incl. reiskosten)
3. Beschikbaarheid i.v.m. eventuele vakanties